טופס 101 מקוון מלם שכר – כל מה שצריך לדעת
טופס 101 מקוון מלם שכר – למה זה הרבה יותר ממה שחשבת
מה, שוב טופס 101? דווקא לא כמו שחשבת
רוב האנשים שומעים "טופס 101" ומיד מתחילים לפהק. כן, אותו טופס שאנחנו ממלאים בתחילת כל שנה, זה שאחראי על אישור ניכוי המס במקומות עבודה. אבל רגע, לפני שאתה מדפדף הלאה – מה אם אגיד לך שטופס 101 עבר מהפכה? ושהמהפכה הזו נושאת את השם טופס 101 מקוון של מלם שכר? כן, אנחנו מדברים על יעילות, נוחות ומהפכה דיגיטלית אמיתית.
5 סיבות שבגללן יותר נעים למלא 101 מקוון
מה שהיה פעם טופס מנייר מעצבן עם עיפרון קהה הפך לפתאום לטופס קל, מהיר ונוח. והנה למה:
- נגישות מכל מקום – במיטה עם הלפטופ, בשדה התעופה עם הטאבלט או במשרד עם הקפה.
- שגיאות? פחות ופחות – המערכת יודעת לזהות שדות ריקים, תעודות זהות שכתובות הפוך וכל מיני מרעין בישין.
- חיסכון בזמן – תבנית אוטומטית ששומרת נתונים קודמים.
- שקט תעשייתי למחלקת השכר – לא עוד ערימות טפסים עם כתבי חרטומים.
- חוויית משתמש – כן כן, גם ב-101 כבר יש UX. וזה עובד ממש טוב.
רק לסמן ו… להגיש – כך זה עובד בפועל
אז מה בעצם קורה כשלוחצים על הקישור למילוי טופס 101 מקוון? הנה הצצה מאחורי הקלעים:
- העובד מקבל לינק אישי לטופס באמצעות מייל או SMS.
- נכנסים עם זיהוי אישי מאובטח – תעודת זהות וסיסמה חד פעמית, כי סייבר זה לא משחק.
- המערכת מושכת לבד חלק מהנתונים אם מדובר במילוי חוזר – למשל כתובת, מצב משפחתי, פרטי בנק וכדומה.
- העובד עובר שלב-שלב, עונה על שאלות ברורות (כן, אפילו על סעיף 2א המסתורי!)
- משדרים. וזהו. קפיצה קלה לטופס שמור במאגר, זמין תמיד לבדיקות עתידיות.
ולמי זה באמת משנה?
אתה עובד שמתחיל שנה חדשה. את לא זוכרת בדיוק אם הגשת את הטופס או לא. חשבתם ש"אין לי כוח לשבת עכשיו למלא את זה". ברוכה הבאה לעולם שבו:
- אפשר להגיש את זה תוך כדי נסיעה ברכבת (רק תשתדלו לשבת כשאתם ממלאים מספר חשבון, סבבה?)
- לא צריך לשאול שוב את רואה החשבון מה זה סעיף 3ג.
- אין פה מקום לטעות שאחר כך תעלה לך בעוד מס שהוא בעצם לא חוקי בכלל.
שאלות שאנשים כל הזמן שואלים (ואנחנו עונים)
- זה מחייב לחתימה דיגיטלית?
כן, נדרש לחתום דיגיטלית – אבל זה בדיוק 3 שניות. והמערכת יודעת לנתב אותך אוטומטית. - אם אני טועה – אני תקוע עם זה לתמיד?
ממש לא, אפשר לערוך ולשלוח מחדש כל עוד המחזור פתוח. - צריך סיסמה למערכת?
לא תמיד. חלק מהארגונים משתמשים בהזדהות חד פעמית במייל או SMS. - מה עם שמירה על פרטיות?
הנתונים מוצפנים, מוגנים, ושומרים עליהם כאילו היו סוד הדיפ נאפ של החברה. - אפשר למלא מהנייד?
בטח. זה אפילו מומלץ – נראה הרבה יותר טוב מאשר להדפיס PDF… - מה אם שכחתי למלא?
תקבל תזכורת. ואז עוד אחת. ואז אולי שיחה קלילה מהמשאבי אנוש.
מה מיוחד דווקא בפתרון של מלם שכר?
פה זה כבר נהיה מעניין באמת. מלם שכר היא לא עוד מערכת – היא המערכת כשמדובר בניהול שכר לעובדים והיא מביאה את כל המומחיות שלה גם לעולמות של טפסים דיגיטליים.
מה מיוחד בפתרון ה-101 המקוון שלהם?
- שילוב מעולה עם מערכות כוח אדם קיימות – SAP? הרמוניה? הכול מתחבר אוטומטית.
- חוויית משתמש מושקעת – לא סתם מסך טפסים יבש, אלא ממש ממש נעים לעין ולשמוש.
- התאמה לרגולציה בישראל – כל שינוי שברשות המיסים? הם כבר שם, מעודכנים.
- דו"חות בזמן אמת – למנהלים, למחלקת שכר ולמי שרוצה לדעת שהכול טיקטק.
אז איך באמת מתחילים?
זה הרבה יותר פשוט ממה שנדמה. אם אתה מנהל בארגון – תפנה למלם שכר, ותדבר איתם על שילוב הטופס במערכת שלך. אם אתה עובד – קח יוזמה, תשאל את המעסיק אם אפשר לעבור למערכת דיגיטלית. יש סיכוי טוב שתהיה ההשראה למהפכה בארגון שלך.
ולמה שתרצה דווקא עכשיו?
כי החיים שלך עמוסים גם ככה. ואם אפשר לחסוך תהליך של 40 דקות ל-4 דקות – למה לא?
כי אנחנו אוהבים סדר, אבל שונאים ניירת. ובכל פעם שהנייר נעלם ונשאר דיגיטל חכם במקומו – אנחנו עושים לעצמנו טובה קטנה עם אפקט מאוד גדול.
קחו את הטופס של פעם – וזרקו אותו לעבר
טופס 101 המקוון של מלם שכר הוא דוגמה מצוינת לאיך אפשר לקחת משהו יבש, בירוקרטי וחוזר על עצמו – ולהפוך אותו לכלי זריז, נוח ולא פחות חשוב – ידידותי למשתמש.
אנחנו לא תמיד יכולים להחליף את חוקי המס או לדלג על תחילת שנה, אבל אפשר בהחלט לבחור איך עושים את זה. ואם יש לך הזדמנות לבחור בין עט ומחק או זוג קליקים עם חיוך – התשובה ברורה.