לנהל עסק זו אינה משימה פשוטה, כי גם אם עומדים בראשו של עסק ששולטים בו, עדיין קיימים נדבכים שמצריכים שליטה משלימה ועדיין יש צורך במגוון אנשי מקצוע, קרי אנשי שיווק, עורכי דין, מזכירה, יועצים עסקיים וכדומה. אי לכך טוב לחיות בעידן הדיגיטלי של היום, בו ניתן למזער הוצאות, לפחות עבור חלק מהצרכים, וזאת כי כיום ישנן תוכנות ואפליקציות שמסייעות לנהל שלל משימות מורכבות בכמה מהלכים פשוטים, כך כל שנותר לעשות זה לבחון מה מצוי, מה רצוי ולבצע התאמה. להלן שורת כלים לעסקים שמסייעים בניהול חכם וקל:
הנהלת חשבונות באינטרנט
אין להימנע ממלאכת הנהלת חשבונות, אך כן ניתן למזער את ההוצאות השוטפות ואף להקל את התהליך, ולו באמצעות מערכת ייעודית, מערכת שמסייעת לדווח באופן מקוון לרשויות המס, שמעניקה חתימה דיגיטלית, שמייצרת גרפים, שמאפשרת לטפל במגוון מסמכים שנשלחים מרשות המיסים ושאפילו מסייעת להגיש דוחות חודשיים. כמו כן, באמצעות מערכת הנהלת חשבונות מתאפשר לשלוף בכל רגע נתון את פיסת המידע הרצויה ואף לחסוך בהוצאות של הדיווח השנתי, וזאת כי בין היתר המערכת יודעת להתממשק עם צרכיו של רואה החשבון ולהפיץ ולקלוט קבצים, כך שכל הצדדים יוצאים מורווחים. מכאן שברור מדוע שימוש בהנהלת חשבונות באינטרנט כה נפוץ כיום, ולא רק אצל עסקים גדולים, אלא גם אצל עסקים קטנים.
תוכנה לניהול עסק
מי שמבקש למרכז משימות, יימצא תועלת רבה בתוכנה לניהול עסק. תוכנה מעין זו מסייעת לבנות רשת מידע שמחברת בין שלל המחלקות, וזאת כי בין היתר התוכנה מייעלת מהלכי לוגיסטיקה, מבצעת שלל פעולות מתחום החשבונאות, מנהלת הכנסות של חשבוניות ותקציבים, עוקבת אחר התנהלות העובדים, בונה לוח זמנים יעיל, מנהלת את מחלקת המכירות ובאופן כללי מנהלת ועוקבת אחר שלל פרויקטים מגוונים. כמו כן, ניתן ליהנות מהעובדה ששלל המידע מתנקז במוקד אחד, כך שיש הרבה פחות מקום לטעויות, ואילו המעקב מגובה כהלכה.
שעון נוכחות
מי שמעט מעורה בנהלים החדשים, מבין שחובת הוכחת שעות העבודה נופלת על המעביד, אך על מנת לבצע זאת, הוא נעזר בשיתוף הפעולה של העובדים, וכאן נכנס שחקן חדש לרחבה: שעון נוכחות. שעון נוכחות מסייע לעקוב אחר שעות וימי העבודה של העובדים, בין אם העובד יושב במשרד, ובין אם העובד רק מעניק שירותים משלימים מחוץ למשרד. בנוסף, המערכת מסייעת ליצור דוחות ולעקוב אחר חופשים ושעות נוספות, כך שבסוף החודש הכנת תלוש המשכורת מתנהלת באופן מהיר, מדויק ונוח. מכאן שיש לבחור במערכת הנוחה ביותר ויש לוודא שהיא מותאמת הן למחשב והן למגוון סוגי ניידים.
ניהול הוראת קבע
כיום עסקים רבים מבינים שהכי נכון לדרוש תשלומים ארוכי טווח באמצעות הוראת קבע, כאשר בנקודה זו יש לבחור (או לשלב) בין הוראת קבע בכרטיסי אשראי לבין הוראת קבע בנקאית, אך בכול מקרה אין לוותר על עבודה מול כרטיס האשראי, וזאת כי הוא מאפשר חיוב חוזר באופן אוטומטי, יצירת הוראת קבע ישירות מעמוד האתר וכמובן שיתוף פעולה מידי. עם זאת, המינוס היחידי טמון בעובדה שלרוב אופציה זו מעט יותר יקרה.
ניוזלטר
עסק ללא לקוחות קבועים ומתחדשים משול לכישלון, ועל כן טוב לדעת שבעידן של היום יש לא מעט כלי עזר שעובדים עבורנו – שמסייעים לשלח מסרים, לפלח את קהל היעד, לחלק הטבות רלוונטיות ובאופן כללי הם מסייעים ליצור אינטראקציה אישית – פרמטר חשוב ורב ערך. מכאן שבאמצעות דיוור אלקטרוני מתאפשר להעביר אלפי מסרים בלחיצת כפתור, לשמר לקוחות, למקסם רווחים, למצב ולחזק את העסק ובאופן כללי להשקיע בשיווק יעיל מבלי להתעסק בכך רבות.
פשוט לבחור!
שנסכם? החוכמה היא להבין מהם הצרכים ומה הכלים השונים מציעים. בנוסף, אין למהר לרכוש גם וגם, במיוחד כיוון שקיימים כלים שמשלבים בין מגוון צרכים. מכאן שמומלץ להתייעץ ואין למהר לרכוש לפני שמתעורר הצורך, אם כי כן מוטב לדעת מראש מה קיים בשוק.