איך למחוק מייל שנשלח באאוטלוק בקלות ובמהירות

איך למחוק מייל שנשלח באאוטלוק?

כולנו מכירים את הסיטואציה המורטת עצבים הזו: שלחנו מייל, ואז פתאום הבנו שיצאנו חפשים או שעשינו טעות שהיינו רוצים לתקן. הגדול ביותר הוא שלפעמים המייל הזה עשוי להיות קריטי. אז מה עושים? במאמר הזה נחקור את האפשרויות והדרכים למחוק מיילים שנשלחו באאוטלוק, ואולי גם נלמד משהו חדש בדרך.

האם זה בכלל אפשרי?

כדי להתחיל, חשוב לדעת שיש לנו כמה אפשרויות. האפשרות הראשונה היא שבאמת אין יכולת למחוק את המייל שנשלח – לפחות לא כמו שאנחנו מדמיינים. עם זאת, אפשר לערוך את המייל או לבטל את שליחתו בתנאים מסוימים.

1. ביטול שליחה: האם זה חלום?

ישנו פתרון שמאפשר לכם לבטל את שליחתו של מייל באאוטלוק! מדובר באפשרות מאוד פשוטה שמבוססת על הגדרות תוכנה. אם תפעילו אפשרות זו, תוכלו להקדיש כמה שניות לאחר שליחת המייל לביטולו.

• באאוטלוק, גשו ל"זכרונות" (File).
• בחרו ב"הגדרות" (Options).
• בחלק של "דואר", חפשו את "延迟 משלוח" (Delay Delivery).
• הפעילו את התכונה והגדירו את הזמנים הרצויים.

האם ניתן למחוק מיילים לאחר ששלחנו אותם?

כפי שציינו, ברוב המקרים, אם המייל כבר נשלח, לא ניתן למחוק אותו. אבל אם זה מייל שנשלח לאנשי קשר בתוך הארגון שלכם ואאוטלוק הוא השרת שלכם, יש עדיין מה לעשות.

2. נסו את האפשרות "מחיקת מייל נשלח"

אם המייל נשלח לאנשים אחרים שבאותו ארגון, ישנה אפשרות למחוק או לשנות את התוכן של המייל על ידי שימוש באופציה "למשוך".

• גשו לתיקיית "Sent Items".
• בחרו במייל שתרצו למחוק.
• לחצו על "More Actions" ואז "Resend or Recall this message".

תשובות לשאלות נפוצות

1. האם אפשר למחוק מיילים שנשלחו לאנשים מבחוץ?

לצערנו לא, אלא אם הם לא פתחו את המייל. במקרים רבים זה קצת מסובך.

2. האם המייל יכול להימחק אם אני מוחק אותו מתיבת הדואר הנכנס שלי?

לא בהכרח. המייל כבר נשלח ואינו תלוי יותר בתיבת הכניסה שלכם.

3. מה קורה אם אני מפעיל "שחזור מייל"

אם המייל נשלח בתוך הארגון, יש סיכוי שתשובתו תימנע מהנמענים, אבל תמיד כדאי לבדוק.

איך להימנע מטעות בעתיד?

הדרך הטובה ביותר להימנע מסוג זה של מצבים רגישים היא לנקוט בכמה צעדים פשוטים:

• שימו תזכורת לעצמכם: "אל תלחצו על כפתור שליחה בלי לחשוב!"
• עמדו כמה דקות אחרי כתיבת המייל והשאירו את המייל בתיקיה "טיוטות".
• השתמשו באופציית מעבר של 5-10 דקות לפני שליחה.

האם עצה זו משוגעת?

לא. זהו טקטיקתי הגיוני למדי. כולם עושים טעויות, וזה בסדר. לכן חשוב להיות מודעים ולהתנהל בחוכמה.

4. האם ישנם כלים אחרים שיכולים לעזור?

כן, יש כמה כלים חיצוניים שיכולים לסייע בהגנה על המיילים שלכם, אך מומלץ לבדוק את האמינות שלהם קודם.

לסיכום

בצורה כזו או אחרת, אתה לא מסודר בשיחה הזו. להיות מסוגל למחוק מייל שנשלח באאוטלוק תלוי בהגדרות ובתנאים מסוימים. תמיד טוב להבין שיש פתרונות שונים לבעיות שונות. אם אתם רואים את עצמכם שולחים מיילים תכופים או נדרשים להתמודד עם ממשק אאוטלוק – כנראה שהמאמר הזה נתן לכם את הכלים להימנע ממצבים לא נוחים. השיפוט שלנו לא תמיד תהיה מדוייק, אז בכדי למזער את הנזקים ולשפר את הרגלי התקשורת שלנו – אל תהססו לנקוט צעדים נוספים למען הבטיחות שלכם.