גלה כיצד לייעל ניהול משתמשים במערכות תמיכה טכנית

ניהול משתמשים במערכות לניהול תמיכה טכנית: 10 טיפים שלא תמצאו בשום מקום אחר!

ניהול מקיף של משתמשים במערכות поддержки טכנית זה לא רק דרישה, זו אמנות. יש אנשים שחושבים שהגדרות יכולות להיעשות בשעת חירום, אבל האמת היא שזה כמו לדאוג לקן צרעות – אם לא תעשה את זה כמו שצריך, תמצא את עצמך מוקף בבעיות שיכולות לעקוץ!

למה בכלל צריך לנהל משתמשים?

אם חשבתם פעם על למי אתם נותנים גישת ניהול במערכת שלכם, התשובה היא "לכולם" היא לא התשובה הנכונה. כך סיימת חטיפי שוקולד, אבל אתה לא רוצה לסיים את המידע רגיש באותה צורה. אז אל תהססו לשאול את עצמכם:

• מי בעצם נכנס למערכת הזאת?
• אילו רמות גישה אני צריך להעניק לכל משתמש?
• כיצד אני עוקב אחר פעולות המשתמשים שלי?

ניהול נכון של משתמשים מקטין את הסיכון למבואות אפלים ודורסניים בעבודתכם היומיומית.

1. קמפיין בקרה חכם!

אתם לא יכולים סתם לזרוק למערכת עובדים כמו ששמים פופקורן בסרט. הגיע הזמן לערוך בדיקות תקופתיות על מי נכנס, מתי ואיפה. זה לא חקירה פלילית, אלא יותר כמו לעשות חקר קרמבת כשמישהו מחפש לשים לב לכמה מים נכנסו לעם.

מה חשוב לבדוק? למה לא לבדוק את כל המידע?

• האם למישהו הייתה גישה לא נכונה?
• האם יש משתמשים שהפסיקו לעבוד ויש להם עדיין גישה?
• האם יש משתמשים שעברו לתפקידים אחרים ויש לשנות את הרשאותיהם?

2. הגדרת תפקידים – לא פשוט כמו שזה נשמע!

כמו שבתיעוד של שפים, תפקידים נדרשים להיות ברורים. הצוות שלכם צריך לדעת מיהו זה שאחראי על מה, ואיזה משתמש יכול לגשת לאיזה מידע. הפחד הכי גדול כאן הוא ששף ייכנס למקרר בלי לדעת על מה הוא הולך להנחיש.

3. מדינת הבדיקה: האם זה לוקח יותר מדי זמן?

האם אתם עוסקים בניהול משתמשים ואפילו לא בדקתם משך זמן הגישה של המשתמשים? קחו דקה, ניהלו מספרים, אתם עלולים לגלות שהגישה של חלק מהמשתמשים היא כמו כרטיס חופשי לגן החיות, אבל זה לא חוג חיובי! אם אני ארצה לנהל זה, אני ארצה לדעת מהי הכביסה השחורה בכל מה שנוגע לגישה לא נדרשת.

4. תהליך הרשמה – זה לא מסיבה!

זמינות במהירות לא תחליף בקריטריונים שנדרשים כדי להירשם. הקמת תהליך הרשמה ברור חיונית להצלחתכם לפני שאתם שואלים, "למה אין לי חמישית הכללית הזו?" כל שלב בתהליך הוא חשוב.

5. סיסמאות: האם יש צורך להסביר?

למה להכין משימות גדולות כשיש סיסמאות כמו "12345"? זה כמו לאכיל גורים מרבעים! כדאי להבין! סיסמאות טובות הן רכיב חשוב בהגנה על המידע שלכם. תרגישו חופשי להעביר סדנאות כיצד ליצור סיסמאות חזקות לפייתון! אוקי, לא באמת לשים פייתון, אבל אתם מבינים.

6. מעבר בין תפקידים: קל יותר מהזמנה למסיבה!

מי שעלה בעבודתו צריך לחשוב פעמיים על הגישה שלו למידע. פעם קודמת, אם תהיה בכוח המקוון אנו עלולים למצוא דילמה דומה ל"שכחתי את הטלפון בבית." עדיף לחכות עד שהכל מסודר לפני שמניחים תגשים מחלופים או שיחות טוב.

7. מתי מישהו קובע בגישה?

מה קורה כאשר הגישה נעלמה פתאום? תאמינו לי, תהליך חקירה יכול לקפוץ. כדי למנוע מהם לעשות תיקון פנימי ונכון, שימוש בשירותי ניתוח רגע חיוני. זה יכול לראות לכם מי עשה מה ומתי כדי לא להרגיש כמו בולקט או רובראשס.

8. כלי ניהול מדהימים: תשקול את השוכחים?

אז אתם חושבים שסיימתם? לא כל כך מהר. קיימים כלים חכמים שמסייעים לנהל את המידע שלכם כמו שצריך. אי לכך, השימוש בהם יכול להפוך את התמיכה הטכנית שלכם למעט יותר קלה והכי חשוב: קלה, מהירה ומחוברת.

9. התמחות טכנית או סתם חמודות?

כפתור תוכנה, אבל אתם מעוניינים לגבי רמות הגישה של המשתמשים שלכם? התשובה היא: ככל שגדלה התודעה על התמחות, כך גם הסיכוי לבעיות פוטנציאליות. שימו לב היטב!

10. הלקוחות רוצים לדעת: ולעיתים גם בדרך מצחיקה!

אם יהיה משהו שלא יכביד עליכם, זה לשמור לקוחות מעודכנים. תשכחו מהמדריכים המשמימים שליווה לכרטיסן! הציגו בצורה מסודרת ומרגשת כיצד הם יכולים להשתמש בשירותיכם מבלי לגרום להם לרצות לקפוץ ממכונת מים!

שאלות ותשובות:

• ש: איך יודעים מי לתת גישה?
  ת: עושה רושם שמה שקובע זה מהימות ומקצועות שלכם.
• ש: מה לגבי גישה בלתי נגמרת?
  ת: תכלול תאריכי תוקף ותחום עם שאלות מהותיות!
• ש: האם כל