הגדרות למיטוב עבודה במחשב להצלחה בניהול משרד

הגדרות למיטוב עבודה במחשב לניהול משרד

היי שם! אם הגעת עד לכאן, כנראה שאתה מישהו שחשוב לו לעבוד בצורה מיטבית במשרד, או לפחות לפזר את הקפה על המקלדת בצורה צבעונית יותר. ניהול משרד זה לא משחק, אלא אם כן מדובר במשחקים של ניהול הזמן, ואז יש לנו תחרות אמיתית. אז איך נגדיר את המינימום של המינימום כדי לגלות את מקסימום התפוקה? הנה כמה טיפים שיעשו סדר במשרד שלך ויביאו אותך להצלחה.

מאפייני המחשב המודל: מה הכוונה ולמה זה חשוב?

אתם שואלים את עצמכם, מה בעצם מאפיין מחשב עבודה טוב? האם זה ה-RAM? המעבד? או אולי שורת הטקסט של העוזרת האישית שלכם? ובכן, להלן כמה מרכיבים חיוניים שלא כדאי להתעלם מהם:

• כוח העיבוד: אם המחשב שלך יותר איטי מהקצב של הפנסיה של סבא, אז לשדרג הוא הכרחי.
• זיכרון RAM: 8GB זה טוב, אבל 16GB? זה כמו להחזיק במסעדה של אוכל מהיר עם מנה שף בברנז'ה.
• דיסק SSD: אם אתה מתעקש לשמור את הקבצים על דיסק קשיח ישן, אז כדאי שתתחיל לאמן את עצמך בהכנת קפה חם, כי לעשייה יצירתית זה לא ייגמר.

איזה תוכנות צריכות להתקיים במחשב של כל מנהל משרד?

אם יש משהו שלא חסר במשרד זה תוכנות. מה הסוד להן? פשוט רבה! אבל מה באמת חיוני באוסף הזה? בואו נתחיל:

• מעבד תמלילים: כמו Microsoft Word או Google Docs – כאן תכתבו את כל המכתבים שלא ימצאו את דרכם לשולחן השר.
• כלי לניהול משימות: טוב, זה הזמן לארגון הניירות – תוכניות כמו Trello או Asana יכולים להציל אותך משאננות של לוח שנה.
• פתרונות שיחות וידיאו: Zoom? Skype? או אולי הרעיון קצת קפיצה מהחלון? חיוני לחיבור עם צוותים או לקוחות מחוץ למשרד!

איך להגדיל את הפרודוקטיביות בעזרת הגדרות פשוטות?

גילוי נאות – יש דברים קלילים יותר מעבודת משרד, אבל אנחנו לא כאן כדי לייבש את הסוס. אז איך עושים את השינוי?

1. התמקדות בנקודות החזקות שלך

התמקדות היא האומנות לדעת מה לעשות. זה אומר לעבוד על מה שאתה טוב בו ולהשאיר את שאר העבודה לאחרים (או לפחות למי שלא תופס אותך בבעיה).

2. הגדרות מסך: "רק תן לזה להיות יפה!"

הגדרה נוחה למשרד שלך זה לא רק לדפוק במחשב, אלא לעשות שהמראה יהיה נעים – מהשולחן ועד מושב הכיסאות. תשקול גודל עבור שניים – פונט 12, צבעים נעים, וחשוב מאוד – אל תשכח לגוון בתמונות שאתה מציב על השולחן NOT.

3. ניהול זמן: "למה אני עושה את זה לעצמי?"

אתה לא יכול להקשות על עצמך עם תכנון? השתמש בטכניקות ניהול כמו Pomodoro (לכם זה לא אומר שום דבר…). תתפלא כמה תוכל לבצע בעזרת "קפיצות" של שעה, אחרי כמה שניות של מנוחה!

שאלות ותשובות טובות למשרד:

• איך אני יכול לשפר את התקשורת עם הצוות שלי?
  יש לאמץ אפליקציות כמו Slack כדי לתקשר במהירות גבוהה ולהגיב לפני שהקפה נשאר קר.
• מהי התוכנה הכרחית לניהול פרויקטים?
  Trello ו-Asana נותנות פתרון מעולה, שמונע מצבים בהם כל אחד ינסה להוכיח מי קובע בכל פרויקט.
• האם אני צריך לקנות מחברים באינטרנט כמו Word?
  השותף למשרד שלך בקניון יכול להסביר מההתחלה, אז תמצא פתרונות חינמיים כמו Google Docs.
• איך אוכל לשפר את הקצב שלי?
  אם בלימה מלאה מיראה את הפכים של דלי האורחים – יש לעבור לגבולות הצורך בקפה.
• מהי הדרך הטובה ביותר להתמודד עם משימות גדולות?
  יש לחלק את העבודה למשימות קטנות יותר – לפרויקטים זה קורה כשנמצאים בלחץ שכולל פיצה ונוסטלגיה.

סיכום – כי חייבים לסיים את זה איכשהו

אז מה לקחנו על עצמנו? אם אתה מנהל משרד, הגדרות נכונות ושיטות עבודה טובות הם המפתח להצלחה שלך. יש על מה לעבוד, וישנן לא מעט טכניקות קלות שבהן תוכל ליישם כעת! תתמקד בנקודות החזקות שלך, הגדר את המחשב שלך נכון, סנכרן מלא את הכלים הטכנולוגיים שלך ובטוח תגיע להצלחה מהירה יותר. עכשיו רק נשאר שלא תשכח לקדם את הרגליים בעת העבודה – כי בסוף הדרך יש קפה ממתין!